9 способов сэкономить время

9 способов сэкономить время

В этой статье мы поговорим с вами о способах сэкономить время, особенно, если вы владеете бизнесом (пусть даже и маленьким).

Как владелец малого бизнеса или индивидуальный предприниматель, вы постоянно играете миллион ролей. Вы генеральный директор, директор по маркетингу, директор по продажам, руководитель производства, копирайтер и литературный редактор, помощник, администратор и специалист по обслуживанию клиентов — список можно продолжать и дальше. Неудивительно, если ваш список дел не вмещается на одну страницу ежедневника.

А, как говорится, время – деньги. И именно время имеет существенное значение в вашем бизнесе. Поэтому очень важно выстроить для себя систему, которая поможет вам сэкономить уйму времени, чтобы заняться своим любимым делом.

КАК УСПЕВАТЬ БОЛЬШЕ

И хочу сегодня с вами поговорить об очень простых стратегиях, на которые можно потратить всего 10 минут вашего времени в день.

Поехали?

1 | УСТАНОВИТЕ ЧЕТКИЕ ЦЕЛИ

Постановка целей поможет вам сэкономить время в 2-х направлениях.

Во-первых, вы будете видеть, что занимаетесь делом, которое не имеет никакого отношения к вашей цели.

Во-вторых, вы перестанете тратить время на принятие тех или иных решений. До того, как я начала устанавливать свои цели на неделю и месяц, я часто по утрам не имела ни малейшего понятия, что мне делать сегодня, и что мне принесет сегодняшний день. Я могла заниматься несколькими задачами сразу. Я могла переключиться на что-то другое, которое казалось в тот момент очень важным. Уйму времени я тратила на ненужные задачи, застрявала в ежедневной рутинной работе, вместо того, чтобы добиться хоть какого-то прогресса в моем бизнесе. И в конце дня я понимала, что толком-то ничего и не сделала.

Советую вам ставить цели на полгода, на три месяца, на каждый месяц, на каждую неделю. Ведь даже краткосрочные цели являются частью долгосрочных.

2 | СТРАТЕГИЯ ДЛЯ КАЖДОЙ ОБЛАСТИ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Ключевое слово здесь именно план. И план этот должен быть разумным. Ставьте перед собой большие цели, стройте грандиозные планы до тех пор, пока они держат вас своей мотивацией. Пока они заставляют вас работать тяжело и с умом.

Составьте план, который будет тренировать вас, но не сломает. Здесь можно привести сравнение с мышцами, которые тренируются постепенно. Вы же не можете без подготовки сесть на поперечный шпагат? 🙂

3 | ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВРЕМЯ ЭФФЕКТИВНО

Возможно, кто-то из вас сейчас задумчиво почесал затылок.. Что значит «эффективно»?

Теперь, когда вы знаете свои цели и у вас есть четкий план действий, вы можете тратить свое время более эффективно. Поделюсь с вами несколькими советами:

4 | ЗНАЙТЕ СВОЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ ЦИКЛ

Я имею в виду «сов» и «жаворонков». Кто-то продуктивно работает с самого утра. А у кого-то мозг «готов к работе» во второй половине дня. Понаблюдайте за собой, в какое время суток вы наиболее продуктивны, а в какое вы не можете заставить себя работать.

После того, как вы определите свой энергетический цикл, вам проще составить план задач на день. Логично, если вы захотите заниматься более приоритетными творческими задачами в то время, когда уровень вашей энергии высок.

5 | СОХРАНЯЙТЕ РЕСУРСЫ ВНИМАНИЯ

Наше внимание и концентрацию можно сравнить с работой аккумулятора. Ученые установили, что человек способен полностью сосредоточиться на задаче в течение приблизительно 20-30 минут, потом «заряд» его внимания начинает иссякать. Я не говорю сейчас о средней продолжительности концентрации внимания, которая, согласно некоторым исследованиям составляет лишь около 8 секунд времени. Я говорю о том, чтобы сосредоточиться на выполнении какой-либо конкретной задачи. Это называется постоянное внимание.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете повторно зарядить свой аккумулятор довольно быстро. Просто вам нужно делать небольшие перерывы в течение дня. Эта техника называется Pomodoro (помидор), когда каждые 25 минут вы делаете 5-минутный перерыв. Более детально об этой технике вы можете прочесть здесь.

6 | СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ, КОТОРАЯ РАБОТАЕТ НА ВАС

Не знаю, как вы, но если я не записываю все дела и задачи в ежедневник, то они просто так и останутся не сделанными. Календарная система поможет вам иметь четкое представление о вашей неделе и месяце в целом, она помогает планировать свои действия так, что вы не будете чувствовать перегруженность.

 

Когда-то я начинала свое планирование с календаря в Outlook. Но так как я могу не всегда находиться у компьютера и слышать свой телефон, то я по старинке использую обычный бумажный ежедневник, который у меня всегда под рукой. Интересно, какую систему планирования вы используете?

10 способов сэкономить время в вашем бизнесе и получить больше за меньшее время.

7 | АВТОМАТИЗАЦИЯ «НЕТ ЗАВТРА»

Автоматизация является одним из наилучших способов для экономии времени. Вот некоторые идеи о том, что для автоматизации:

EMAIL РАССЫЛКА

Если у вас есть база электронных адресов ваших клиентов, вам не нужно лично каждому отсылать письмо с уникальными предложениями, акциями и т.д. Все за вас сделает автоматическая емейл-рассылка. Например, кто подписан на рассылку моего блога, могли заметить, что я использую для этого сервис Mailchimp. То же самое можно сделать в любом другом сервисе автоматической рассылки писем. Вы один раз настраиваете, а все остальное за вас делает система.

СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ

Должна признать, что социальные сети занимают намного больше времени в моем бизнесе, чем хотелось бы. Буду честной, может показаться, что я трачу весь день на соцсети, потому что я должна Х раз в день написать твит, Х раз в день опубликовать пост в Facebook. А помимо этого есть еще Google+, Pinterest, Instagram. А группы в Facebook и ВКонтакте?..

Сократить время на социальные сети можно за счет специальных платформ, где вы можете запланировать все публикации заранее. Таким образом, вы сэкономите кучу времени и нервов.
Наиболее известные программы планирования для социальных сетей:

Buffer и Hootsuite (оба имеют бесплатный тарифный план)
Co-Schedule и Post Planner (только для Facebook и Twitter)
BoardBooster (только для Pinterest)

ОБСЛУЖИВАНИЕ КЛИЕНТОВ

Я не имею в виду, что вы не должны находиться в непосредственном контакте с вашими клиентами или ответить на их проблемы лично. Но вы можете автоматизировать множество повторяющихся задач, например, ответы на часто задаваемые проблемы клиентов.

Выше я уже упоминала о системах планирования. Когда дело доходит до обслуживания клиентов, вероятно, вам придется сталкиваться с одними и теми же вопросами. Используйте функцию готовых ответов в Gmail. Это позволит вам сохранять шаблоны электронных писем для последующего использования. Таким образом, каждый раз, когда вам нужно отвечать на один и тот же вопрос, у вас уже есть заранее написанный шаблон. И все, что вам нужно сделать, это только настроить его.

ОРГАНИЗОВАННАЯ ЦИФРОВАЯ ЖИЗНЬ

У вас было такое, когда вы ищете какой-то файл в компьютере в течение 10 минут? Обычно у меня в компьютере всегда полный порядок. Рабочий стол не захламлен документами и папками, я всегда знаю где искать нужный мне файл. Но пару раз я сталкивалась с тем явлением, когда тратила много времени на поиски необходимого. Скажу вам, эмоции были еще те!

Поэтому советую вам потратить немного времени, чтобы организовать ваш цифровой мир.

Например, все мои бизнес-файлы я храню в отдельных папках в облаке. Вы можете также создать аккаунт в сервисах Google Docs или OneDrive.

ОРГАНИЗУЙТЕ СВОИ ИДЕИ

Свою голову тоже нужно держать в порядке. Представьте на минутку, что вы сидите у компьютера и в вашем браузере открыто много вкладок. Интернет работает медленно, компьютер зависает и кроме этого одновременно открыто много программ. Примерно то же самое происходит в нашем мозгу, когда мы хотим одновременно удержать в мозгу все свои идеи или информацию.

Каждый раз, когда у вас появляется новая идея или вы хотите запомнить какую-то информацию, вам нужно иметь для всего этого место хранения.

Это может быть бумажный блокнот или программа в компьютере, имитирующая блокнот для записей. Наличие вышеперечисленных помощников поможет вам организовать свои мысли, видеть идеи более ясно.

Для таких вещей я использую Evernote, где я сохраняю все свои идеи, бизнес-проекты и просто нужную мне информацию.

8 | СОЗДАЙТЕ ШАБЛОНЫ 

Использование готового шаблона занимает гораздо меньше времени, чем создавать каждый раз что-то с нуля. Например, создание графических шаблонов для социальных сетей, блога. Вам не нужно каждый раз создавать новый шаблон, вы просто вставляете новое изображение, меняете текст, цвет, шрифт и готово! И по времени эта процедура занимает около 2х минут.

Мне нравится использовать Canva для большинства моих изображений для социальных сетей, так как это сервис имеет уже готовые шаблоны разных размеров. Кроме этого я использую Adobe Photoshop для создания изображений для блога.

9 | ИСКЛЮЧИТЬ НЕНУЖНОЕ

Вероятно, есть только два места в интернете, где мы проводим слишком много времени: электронная почта и социальные сети.

Наверняка вы подписаны на десятки рассылок интересных для вас блогов, сайтов, сервисов. Со временем интересы могут измениться, и те письма, которые вызывали у вас восторг, уже не кажутся вам интересными, и вы их просто удаляете, не читая. Звучит знакомо?

Эти письма загромождают ваш почтовый ящик, заставляя проверять его несколько раз в день и удалять ненужные 53 письма. Что же делать в такой ситуации?

Освободите себя от мусора, используйте Unroll.me. Этот сервис показывает вам список рассылок, на которые вы подписаны (у меня их было 71!) и дальше вы принимаете решение, хотите ли вы и дальше получать от кого-то письма, или отписаться одним кликом мыши.

Я почувствовала невероятное облегчение, когда сократила количество подписок до 28. Кроме этого у меня появилось больше времени на то, чтобы читать на самом деле ценные для меня письма.

Второе, что нужно сделать, это сократить время, которое вы тратите на социальные сети. Например:

  1. Установите лимит времени на то, сколько вы тратите времени на социальные сети в день.
  2. Сократите количество социальных сетей, которые вы используете для вашего бизнеса. Я знаю, кажется, что вы должны быть на каждой платформе, но физически вы не можете вести все бизнес-аккаунты одновременно. Выберите для своего бизнеса 2-3 социальные сети, которые вам больше всего нравятся и в которых собрано наибольшее количество ваших потенциальных клиентов. Поработайте пока с ними, со временем вы можете добавить еще одну в свой список.

Я хочу, поблагодарить вас, что нашли время для прочтения этой статьи до конца. Надеюсь, что это стоило инвестиций вашего времени, и вы уйдете с этой страницы с большим количеством идей о том, как сэкономить время в собственном бизнесе.

Позитивные изменения происходят от позитивных действий, поэтому позвольте мне спросить вас: какое одно действие вы собираетесь принять на основе этого списка, чтобы сэкономить время в вашем бизнесе?

Кроме того, если у вас есть какие-либо другие большие ресурсы для экономии времени, поделитесь ими в комментариях!